Firmenwagen versteuern: 1 Prozent Regelung oder Fahrtenbuch?

Sie suchen einen Firmenwagen für sich und Ihre Mitarbeiter – doch wie geht das Versteuern? Welche Abrechnungsarten sind für die einzelnen Ansprüche die besten? Ob Leasing, Firmenwagenmiete, Auto Abo oder Kauf: wie rechnen Sie Privatfahrten ab, was sind Ein-Prozent-Methode und geldwerter Vorteil?

Erfahren Sie alles Wissenswerte rund um das Thema Firmenwagen versteuern. Anschauliche Praxisbeispiele inklusive sowie dem Vergleich, wer mit welcher Abrechnungsmethode besser fährt. Lesen Sie hier alles zum Thema Fahrtenbuch führen und der 1% Regelung bei der Firmenwagen Versteuerung.

Für manche ein Einstellungsgrund, für andere ein Grund, neidisch zu schauen: der Dienstwagen. Es gibt steuerliche Erleichterungen rund um Firmenwagen und geschäftlich genutzte Fahrzeuge, um Angestellte mobil zu halten. Und dienstlich notwendige Fahrten mit Vorteilen auszustatten.

Hinzu kommt: nie war es einfacher, Ihre hochrangigen Führungskräfte, verdiente Mitarbeiter und Außendienstler mit einem repräsentativen Firmenwagen auszurüsten.

Mobilität für Mitarbeiter wird Jahr um Jahr wichtiger. Schließlich sind Ihre Angestellten mit einem praktischen Dienstwagen mobil, flexibel unterwegs und motiviert. Firmenwagen gehören zu den beliebtesten Zusatzleistungen für Arbeitnehmer. Viele Beschäftigte würden freiwillig auf rund 10% ihres Gehalts verzichten, wenn ihr Arbeitgeber ihnen im Gegenzug einen Dienstwagen stellt.

Dabei profitieren nicht nur Angestellte, sondern auch der Arbeitgeber.

Was die Lohnsteuerabrechnung und die Einkommenssteuererklärung angeht, sieht die Sache anders aus. Hier wird durch den Firmenwagen alles ein wenig umständlicher. Private Fahrten Ihrer Mitarbeiter mit dem angeschafften Dienstwagen müssen ordentlich versteuert werden.

Wir erklären, welche Möglichkeiten zur Versteuerung es gibt. Was hat es mit der 1%-Regelung für Dienstwagen und dem Fahrtenbuch auf sich? Wir geben wichtige Informationen zur Steuererklärung an Sie weiter. Denn: Steuerrecht ist nicht jedermanns Steckenpferd, den Vorteilen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer stehen Protokollieren und Versteuern entgegen.

Was passiert, wenn Sie mehrere Arbeitsstätten besuchen? Oder die private Fahrt zum Supermarkt in den Arbeitsweg einbauen?

Sie sind sich unschlüssig, wie Sie den Dienstwagen noch vorteilhafter Nutzen um den geldwerten Vorteil auch auszuschöpfen? Und dennoch im rechtlichen Rahmen bleiben? Finden Sie hier alles Wissenswerte zur Privatnutzung des Dienstwagens und wie Sie ihren Firmenwagen versteuern.

Was genau versteht man unter einem Dienstwagen?

Die Begriffe Dienstwagen und Firmenwagen sind in Deutschland gesetzlich nicht definiert. Wenn Sie als Arbeitgeber einem Mitarbeiter einen Dienstwagen zur Verfügung stellen, sind Sie rechtlich zu nichts verpflichtet. Vielmehr bestimmen Sie alle Rechte, Pflichten und Vereinbarungen im Zusammenhang mit dem Firmenwagen frei.

Wichtig ist die Definition eines Firmenwagens in der Regel erst, wenn es um steuerrechtliche Bestimmungen geht. Hier gilt das vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Fahrzeug, unabhängig von seiner Bezeichnung, als geldwerter Vorteil. Und muss dementsprechend versteuert werden. Der Fiskus spricht von zusätzlichem Einkommen – Sie und Ihre Mitarbeiter eher von neuer und benötigter Mobilität.

Warum einen Privatwagen extra kaufen, wenn der angeschaffte BMW X3 außerhalb der Geschäftszeiten eh ungenutzt im Firmen-Hof steht? In einigen Branchen ist der Mercedes, Audi oder sogar Maserati noch immer ein Statussymbol. Angestellte ebenso wie Unternehmer und Selbstständige nutzen diesen zusätzlich für Privatfahrten oder der Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte.

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern noch keinen Firmenwagen anbieten, wie wäre es mit einem Firmenmietwagen? Eine vorteilhafte Alternative zur Gehaltserhöhung. Alle Details dazu und wann sich der Dienstwagen lohnt, erfahren Sie in unserem Ratgeber Firmenwagen oder Gehaltserhöhung.

Dienstwagen versteuern - Die Nutzung ist entscheidend

Im Rahmen einer Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung ist das Einordnen als Firmenfahrzeug denkbar einfach. Das Kfz gehört dem Unternehmen und wird einem Angestellten vertraglich geregelt zum Nutzen überlassen. Komplizierter ist die Kategorisierung hingegen bei Einzelunternehmern und Selbstständigen. Hier entscheidet vor allem der anteilige Nutzen darüber, ob es sich formell um ein Dienstfahrzeug oder ein privates Auto handelt.

Um ein Kfz mit dem Betriebsvermögen anschaffen und unterhalten zu dürfen, muss es mindestens zu 10% betrieblich genutzt sein. Ab einer geschäftlichen Nutzung von 50% muss es zwingend zum Firmenvermögen gezählt und die private Nutzung dementsprechend als geldwerter Vorteil versteuert werden. Das Finanzamt sieht einen Firmenwagen als geldwerten Vorteil – von daher ist die Angabe als „Dienstwagen“ kein Selbstläufer, sondern muss belegt sein.

Sie senken mit der Nutzung eines Geschäftsautos Ihre privaten Kosten, die Sie bei einem privaten PKW hätten. Es gibt zwei verschiedene anerkannte Methoden, um die Privatnutzung nachzuweisen: Fahrtenbuch führen und die 1%-Regelung für Firmenwagen.

Denken Sie daran: ein Wechsel zwischen der 1 Prozent Regelung für den Firmenwagen und einem geführten Fahrtenbuch zum Versteuern ist nur zum Jahreswechsel möglich. Dafür jedes Jahr. Außerhalb des Kalenderwechsels tauschen Sie, wenn Sie das Fahrzeug durch ein neues ersetzen.

Ob Sie lieber die 1% Regel für den Firmenwagen nutzen oder ein Fahrtenbuch führen, entscheiden Sie. Beachten Sie am besten die folgenden Punkte:

• Die jährliche Fahrleistung in Kilometern
• Wie oft Sie den Geschäftswagen privat nutzen
• Wie weit Ihr Arbeitsort entfernt ist
• Der Fahrzeugwert, der modellabhängig ist

Wir sprechen bei Ihnen nicht nur von einem Firmenwagen, sondern von einer ganzen Flotte? Und Sie sind skeptisch ob Ihre Mitarbeiter das Fahrtenbuch ordnungsgemäß führen?

Die Lösung: nutzen Sie beide Methoden. Sie versteuern als Arbeitgeber den Betrag ganz einfach mit der pauschalen 1 Prozent Regelung und minimieren so Ihr Haftungsrisiko.

Weist das Fahrtenbuch Mängel auf, haftet der Arbeitnehmer. Der Arbeitnehmer reicht mit der Einkommenssteuerveranlagung sein Abrechnen des Fahrtenbuchs ein. Und das Finanzamt errechnet neu und korrigiert die Steuerberechnung.

Zuviel gezahlte Steuerbeträge werden erstattet. Günstig in diesem Fall: wenn der Fiskus das Fahrtenbuch nicht anerkennt oder Mängel feststellt, berechnen sie automatisch nach der Pauschalmethode.

Als Arbeitgeber zahlen Sie somit für alle Dienstwagen einen festen und planbaren Preis jeden Monat.

Pluspunkt für den Arbeitnehmer: er sichert sich steuerlich ab und hat Versteuerungsarten zur Auswahl. Denn wenn er feststellt, dass seine privaten Kilometer höher als geplant waren kann er handeln. Er darf sein Fahrtenbuch außer Acht lassen und nach der 1 Prozent Regelung abrechnen, wenn dies die günstigere Abrechnung ist. Ohne Fahrtenbuch gibt es am Ende des Jahres keine Wahl, dann muss der Firmenwagen nach der 1%-Regelung versteuert werden.

Nutzwert mit der 1%-Regelung und pendeln

Die Fahrt von der Wohnung zur ersten Tätigkeitstätte, in der Regel dem Arbeitsort, erhöht die 1%-Pauschale um 0,03% des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer. Wichtig: Hier wendet der Arbeitgeber bei dem Berechnen des steuerlichen Nutzungswertes den kürzesten Weg an. Ihnen steht es dennoch frei, eine längere und verkehrsgünstigere Strecke zu wählen.1

Die gute Nachricht: wegen der erhöhten Abgabe beim Nutzungswert dürfen Sie, wie alle anderen Arbeitnehmer, die Fahrt als Werbungskosten geltend machen. Sprich: Sie geben 30 Cent/Kilometer bei der Steuer als Entfernungspauschale an.1

Alternativ kann der Arbeitgeber eine pauschale Versteuerung ansetzen. Diese gilt für Fahrten zwischen zuhause und Arbeitsstätte und beträgt für 15 Fahrten pro Monat 15%.

Dieses ist oft günstiger als die individuelle Versteuerung, wird allerdings mit der Entfernungspauschale gegengerechnet. Die Höhe des Pauschalbesteuerns ist gedeckelt, hier gelten die abziehbaren Werbungskosten als Limit. Seit 2021 beträgt diese 30 Cent bis zu 20 Kilometer und 35 Cent ab dem 21. Kilometer.2

Vorsicht:

Im Rahmen der Home Office Regelungen erlauben viele Unternehmen Ihren Angestellten Mobile Work. Sollten Sie an weniger als 15 Tage in die Firma fahren, ist dieses irrelevant, da die Pauschalregelung dennoch 15 Tage anrechnet. Da Sie die Entfernungspauschale nicht anrechnen dürfen, erscheint hier eine Lücke.

Unser Tipp:

Bei Außendienstmitarbeitern entfällt die Nutzung, sobald diese vom Wohnort direkt ohne Umweg über die Firma zu den Kundenterminen fahren. Diese Fahrt gilt nicht als Arbeitsweg, sondern als Fahrt im Rahmen einer Auswärtstätigkeit. Das Fahrtenbuch ist wegen der detaillierten Dokumentation hier die empfehlenswerte Alternative.

1. Fahrtenbuch als Online Excel-Tabelle: leicht überschreibbar, dies wird nicht anerkannt.

2. Keine Zettelsammlung: ein Fahrtenbuch muss in sich geschlossen sein, also ein gebundenes Buch. Und ehrlich gesagt will niemand Ordnung in das Papierchaos eines anderen bringen.

3. Abkürzungen verwenden – aber die Legende vergessen. Klar, die Abkürzung macht für Sie Sinn. Der Prüfer vom Finanzamt denkt vielleicht nicht so scharfsinnig. Und lehnt Ihr Fahrtenbuch ab.

4. Lücken lassen. Da gibt es keine Diskussion seitens des Fiskus, abgelehnt ist das Urteil.

5. Richtigkeit: Fahrten an Tagen, wo der Firmenwagen laut Nachweis in der Werkstatt war, sind schwer zu erklären.