Die Reisekostenabrechnung: Tipps & Tricks für Ihre Dienstreise

Neue Businessmodelle und die Digitalisierung verändern die Arbeitswelt. Dennoch gehört die Geschäftsreise zum Arbeitsalltag. Die Fahrtkosten dazu können schnell zur Herausforderung werden. Gibt es ein „Reisekostenabrechnung Formular“? Welche Nachweise brauchen Sie? Diese und weitere Fragen klären wir hier. Erfahren Sie alles rund um Ihre Reisekosten und welche Reisekosten Vorlage die Richtige ist.

Die Abrechnung der Fahrtkosten mit der dafür vorgesehenen Reisekostenabrechnung kann sehr verwirrend sein. Welche Reisekosten Unternehmer wie abrechnen müssen oder welche Posten der Arbeitnehmer übernimmt, ist grundsätzlich klar gesetzlich geregelt. Um das Thema weiter anzuheizen, sind Pauschalen definiert. Diese sollten Sie kennen. Nur so bleiben Sie nicht auf Kosten sitzen, die eigentlich Platz in Ihrer Reisekosten Vorlage finden.

Beispiele für Reisekostenpauschalen

Die unterschiedlichen Pauschalen rund um Ihre Reisekosten haben mitunter ähnliche Namen. Das trägt ganz schnell zur Verwirrung bei. Verschaffen Sie sich den Überblick:

• Reisekostenpauschale
• Dienstreisepauschale
• Entfernungspauschale
• Fahrtkosten

Die Reisekostenpauschalen wiederum unterteilen sich wie folgt:

• Verpflegungsmehraufwand
• Übernachtungskosten

Drei Ansätze zur Abrechnung der Fahrtkosten

Auf Ihrer Dienstreise fallen Fahrtkosten an. Nun wird im ersten Schritt nach genutztem Fortbewegungsmittel unterschieden – also ob Sie mit Ihrem Auto, einem Dienst- oder Mietwagen oder einem anderen Verkehrsmittel unterwegs waren. Für die Fahrten gibt es drei Abrechnungsansätze:

• Abrechnung nach tatsächlicher Höhe der entstandenen Kosten: Hier muss ein Fahrtenbuch mit Unterscheidung nach Privat- und Dienstfahrten geführt werden. Mehr zum Thema Fahrtenbuch lesen Sie hier: Fahrtenbuch führen für den Firmenwagen
• Abrechnung nach Kilometersatz: Dieser berechnet sich aus den gefahrenen Kilometern und dem zugrundeliegenden fahrzeugindividuellem Satz.
• Abrechnung nach Kilometerpauschale: Bei Autos liegt die Pauschale bei 30 Cent, bei Motorrädern bei 20 Cent je gefahrenem Kilometer.

Unser SIXT Tipp für Ihre Fahrtkosten: Nutzen Sie ein Mietfahrzeug. Damit handeln Sie zeitgemäß im Sinne des „Nutzen statt Besitzen“-Gedankens und müssen sich nach Beendigung der Dienstreise keine weiteren Gedanken um das Fahrzeug machen.

Übernachtungskosten

Die Übernachtungskosten haben pauschal oder in tatsächlicher Höhe Platz in Ihrer Reisekostenabrechnung. Als eine Möglichkeit setzen Sie folglich die tatsächlichen Kosten ab, wenn Sie in einem Hotel übernachtet haben. Achten Sie darauf, dass das Frühstück als Extraposition auf der Rechnung auftaucht. Nutzen Sie Ihre Dienstreise, um Freunde oder Familie zu treffen und nächtigen privat, setzen Sie die Übernachtungskosten pauschal an.

Verpflegungsmehraufwand

Der Verpflegungsmehraufwand soll die Kosten abdecken, die Ihnen entstehen, da Sie nicht zuhause, sondern unterwegs sind. Die Pauschale berechnet sich aus der Abwesenheitsdauer und dem An- und Abreisetag.

Erhalten Sie Essen, z. B. ein Mittagsbuffet bei der Tagung oder das Frühstück im Hotel, wird Ihr Verpflegungsmehraufwand entsprechend gekürzt.

Frühstück: 20 % des Verpflegungspauschalbetrags

Mittagessen: 40 % des Verpflegungspauschalbetrags

Abendessen: 40 % des Verpflegungspauschalbetrags

Unser SIXT Tipp für Ihren Verpflegungsmehraufwand: Legen Sie bei kurzen Dienstreisen Ihre Termine so, dass Sie die Über-Nacht-Pauschale ansetzen können. Beginnen Sie beispielsweise Ihre Reise nach 17 Uhr und beenden Sie diese um 7 Uhr am Folgetag. Damit sind Sie über acht Stunden über Nacht unterwegs und erhalten die Pauschale von 14 €. Bei mehrtägigen Reisen ist diese Regelung irrelevant.

Beispiel für Ihre Reisekostenabrechnung

Sie fahren um 15 Uhr los zu einer mehrtägigen Messe im Inland. Sie übernachten im Hotel. Dort erhalten Sie Frühstück. Ihre Rückkehr erfolgt am dritten Tag um 12 Uhr.

Wie schon aufgeführt, haben Sie drei Möglichkeiten, Ihre für Dienstreisen verfahrenen Kilometer abzurechnen. Darüber hinaus steht im Raum, ob Sie dazu Ihren privaten Pkw nutzen, ein Firmenauto fahren oder in öffentliche Verkehrsmittel steigen. Die Mobilität befindet sich im Wandel und die Verantwortung gegenüber der Umwelt ist präsenter denn je. Umso empfehlenswerter ist es, genau zu prüfen, für welche Dienstreisen ein Auto benötigt wird und dann eines zu leihen. Ihre Vorteile sind:

• Kostenreduzierung, da keine Instandhaltungskosten etc.
• Motivation durch hochwertige Marken, Ausstattung und Service
• Prozessoptimierung, weil Sie alles aus einer Hand erhalten
• Umweltfreundlichkeit, denn sharing ist caring und wir verleihen nur moderne Modelle
• Unser SIXT Tipp für Ihre Fahrtkosten: Setzen Sie auf den Mobilitätsdienstleister, der Tradition mit Qualität verbindet und aufregend anders ist – auf uns.

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